最近、私は北米の通信事業者のお客様数社と仕事をする機会があり、ビジネス・クリティカルな5Gロールアウト・イニシアチブを損なう主要な運用上の課題に取り組みました。ロールアウトのワークフローを最適化することは、スピードとプロセスの可視性の必要性が控えめにはできない野心的な5G計画を成功させるために不可欠です。私たちの顧客プロジェクトでは、これらの企業がスケジュールと予算目標を達成できるよう、重要なプロセスを全面的に変革することができました。そして、その過程で、完全に統合されたシステム・アプローチで大きなインパクトを素早く与える方法について多くのことを学びました。
多くの場合、これらの組織内の既存のプロセス・ワークフローはサイロ化されており、プロジェクト、入札、調達プロセスのさまざまな段階で、連鎖的なオーバーヘッドを生み出していた。彼らのビジョンは、すべての利害関係者のための「ワンストップショップ」を構築し、将来に向けて共に成長できるワークフロープラットフォームに投資することでした。これを実現するために、彼らはIQGeoの製品を選びました。 Workflow Manager このようなプロジェクトに携われたことを大変嬉しく思います。私は、計画から始まり、建設、運営、メンテナンス、サービスまで続く彼らのビジネスの優先順位とプロセスを理解するようになりました。
このブログでは、統合されたシステム・アプローチとはどういう意味か、そして私たちが学んだ教訓について説明したいと思います。そのために、IQGeoWorkflow Manager ソフトウェアの6つのビジネス・クリティカルな機能を概説しました。これらは、運用ライフサイクル全体のプロセスを統合することを可能にし、5G展開の成功に極めて重要であることを証明しました。
- ワークフローの自動化
- プロジェクト開始
- 入札募集
- ワークフローの承認
- 発注の自動化
- 自動レポート
1.ワークフローの自動化
一般的に、現場での仕事はエンジニアリング・プロジェクトから始まり、構造アナリストが詳細な建設仕様を含む設計図を作成する。これらの設計は、資産を設置する建設プロジェクトの設計図となる。その後、設置場所の欠陥や変更がないか検査され、修正されるか、将来のメンテナンスをサポートするために記録されます。下図は、このシンプルなワークフローの動きを示しています。
図1.1 ワークフロー・サイクル
通常、プロジェクト全体のワークフローがあり、そのワークフローは、プロジェクトの開始から終了までのプロジェクト固有のアクティビティに対応する一連のサブワークフローで構成されています。下図は、入札プロセスを個別のサブワークフローとして分割したプロジェクトワークフローの例です。
図1.2 建設プロセスのワークフロー
IQGeoWorkflow Manager ソフトウェアは、業務レベルおよびプロジェクト レベルで幅広いワークフロー シナリオをモデル化するように設計されています。ワークフロー内のすべてのアクティビティは、プロセス測定基準へのリアルタイムのアクセスを提供するコンプライアンスとレポーティングのために追跡されます。図 1.3 は、さまざまな場所で進行中のプロジェクトを示す IQGeoWorkflow Manager のダッシュボードを示しています。プロジェクトは、ワークフローによって駆動されるタブ付きインターフェイスで起動されます。
図 1.3: IQGeoWorkflow Manager ダッシュボード
ワークフローの自動化は、プロセスの効率化を達成するために不可欠であり、Workflow Manager の中核となる DNA である。IQGeo を導入する以前は、ほとんどの顧客が、エクセル、電子メール、および複数のアプリケーションでプロジェクトを管理していた。このようなバラバラのアプリケーションを使用していたため、管理や監査の準備はほとんど不可能でした。情報が乱雑でバラバラだったのです。今はまったく違います。あるお客様のサイトでは、IQGeoWorkflow Manager ソフトウェアが、最初の2年間で2,000を超えるプロジェクト構築の支援に成功し、任意の時点で約3,000のライブプロジェクトを管理しています。監査を受ける際、管理者はボタンをクリックするだけで、最新のプロジェクト情報を引き出すことができるため、時間を節約し、監査にかかる経費を削減することができます。
2.プロジェクト開始
プロジェクト・マネージャーは、新規プロジェクトの立ち上げにかなりの時間を費やすことが多い。これらの作業には、予算、入札要件、現場情報の収集、入札参加者リストの作成などが含まれる。この作業には、何日もかかることもあれば、何時間もかかることもあり、プロジェクトの入札スケジュールが延び、建設や「収益までの時間」を遅らせることになる。
図2.1 スマート・テンプレート
IQGeo のWorkflow Manager を使用することで、同社のコンストラクション・マネジャーは、わずか数分で プロジェクトの入札を行うことができるようになった。この劇的な時間短縮は、図2.1に示すような「スマート」テンプレートを使って実現されている。各スマートテンプレートには、プロジェクトをゼロから素早く構築するための設計図が含まれている。例えば、タワー増強のテンプレートでは、価格、成果物、請負業者の詳細を定義することができる。このソフトウェアが、事前に設定されたプロジェクトを構築する作業を行い、それをさらに修正して入札に備えることができるため、管理業務とタイムスケジュールが大幅に短縮される。
図2.2 ダイナミック・テンプレート
さらに、この最適化されたテンプレート・プロセスによって、すべてのプロジェクトが漏れや人為的ミスのない正しい形で構築される。また、プロジェクトは静的なものではないため、テンプレートは動的である。テンプレートは、図 2.2 に示すように、事業のニーズの増大に対応するため、時間の経過とともに容易に修正することができます。お客様のプロジェクトにおいて、IQGeoWorkflow Manager ソフトウェアは、コストを削減し、プロジェクト開始段階を加速し、通常コストがかかり、繰り返されるプロジェクト開始のオーバーヘッドを回避することで、明確な ROI を実証しました。
3.入札募集
入札は多くの場合、複数の業者と連絡を取り合い、入札を受け、プロジェクトが公正に落札されたことを証明する書類を提出する、長く煩雑なプロセスである。
図3.1 入札管理ダッシュボード
IQGeoWorkflow Manager ソフトウェアは、直接入札と入札の両方をサポートする強固な入札フレームワークを提供する。コンストラクション・マネジャーは、入札案内の送信、見積もりの受領、比較、情報共有のすべてをソフトウェア内で行うことができます（図 3.1）。入札プロセスを一元化することで、紛失したり、説明不能になりがちな紙や電子メールの証跡をなくすことができる。このソフトウェアは、すべての関係者にシームレスなエクスペリエンスを提供し、入札のベストプラクティスとプロセスの透明性を促進する。
図3.2 一括入札のクラスタリング
入札プロセスの管理と文書化は不可欠な機能ですが、IQGeoWorkflow Manager ソフトウェアは、一括入札を容易にする高度なクラスタリング機能を追加することで、これをまったく新しいレベルに引き上げます (図 3.2)。サイトを地図上の地理的な地域ごとにグループ化し、一度に入札することができるため、入札体験が向上し、リベートによる価格設定のためのチャネルが開かれます！この地理空間機能は、入札管理における一歩進んだ変化をお客様に提供し、入札プロセスをより効率的に管理することを可能にすると同時に、より競争的な環境を促進します。
4.承認ワークフロー
ワークフローのさまざまな段階でチェックとバランスをとることが重要です。プロジェクトで発生したすべての追加コストを承認のために送信したい場合や、指定された閾値を超える変動費が発生したプロジェクトに送信したい場合があります。固定費プロジェクトのような他のシナリオでは、ワークフローを自動承認に設定することもできます。
図 4.1 ワークフロー・アクションと承認
IQGeoWorkflow Manager ソフトウェアは、承認処理にテンプレート、役割、監督者、および地域スコープの組み合わせを使用します。これにより、承認は、割り当てられた地域および権限内のプロジェクトに対してのみ受領されます。保留中のすべての承認アクションは、アラートで通知され、専用のアクションビューにまとめられ、簡単にアクセスでき、迅速に対応できます（図 4.1）。承認アクションは、責任者へのEメール通知で管理され、どこにいても常に同期されます。また、すべての承認アクションはシステムに記録され、プロジェクト監査の目的で簡単にアクセスすることができます（図4.2）。
図4.2 承認アクションの概要
IQGeoWorkflow Manager は、プロジェクトが構造化されたワークフローを確実に通過するようにすることで、手作業によるエラーや承認の遅れをなくし、ビジネスプロセス内のアカウンタビリティを向上させます。IQGeo ソフトウェアを導入する前は、お客様の承認サイクルは非常に長く、数週間にも及ぶことがよくありました。あるお客様のサイトでは、平均承認レスポンスタイムが 3 日未満に短縮され、組織全体の効率が劇的に向上しました。
5.発注書の自動化
発注書(PO)は、プロジェクト受注後、プロジェクト期間中に発生する追加コストごとに発行される。基本的には、発注書を発行するために、SKU、価格、一連の財務コードを移行する手作業によるデータ入力作業である。これは常に面倒で、時間がかかり、ミスが発生しやすいプロセスであり、通常は完了するまでに数日かかることもある。複数のプロジェクトが一括入札でベンダーに発注され、異なるオーナーに基づいて複数の発注書を発行することになると、さらに複雑になる。多くの場合、既存のPOプロセスは、ペーパーワークや電子メールでのやり取りが多く、監視や追跡が困難で、人々の時間の大きな負担となっています。しかし、これからは違います！
図5.1 POプロセスの合理化
IQGeoWorkflow Managerの自動発注書作成モジュールのおかげで、SAP のような ERP システムへの発注書の流れがシームレスになります。システムは、予算コード、SKU、ベンダー、および住所の詳細など、すべての関連データを引き出すようにマッピングされ、その場で PO を作成します。管理者は、SAP に PO リクエストを送信する前に、GR 日付や補足情報などの PO 項目を検証し、更新することができます。このアプリケーションでは、ボタンから PO を提出することも、SAP 互換ファイルをダウン ロードして手動でアップロードすることもできます（図 5.1）。また、PO のコピーを PDF としてダウンロードして配布することもできます。SAP によって PO が発行されると、IQGeo のWorkflow Manager は、PO 番号を適切な関係者に通知し、その後の PO リリースをフォローアップします。
これにより、建設と関連サービスを遅らせる可能性のあるPO処理と履行時間が劇的に減少します。この合理化されたプロセスにより、より良い財務予測が可能になり、PO 自動化機能により、大幅なコスト削減、人的ミスの削減、可視性とトレーサビリティの向上が実現します。IQGeo ソリューションを使用する前、当社の大口顧客の 1 社では、一部の PO が 3 か月も滞留していました。自動化されたプロセスを目の当たりにして、まさに目からウロコでした。5,000件以上のPOが平均20時間の応答時間で処理され、プロジェクトがスケジュール通りに進むようになりました。
6.報告の自動化
レポーティングは、どのようなビジネスにも不可欠であり、しばしば最も時間のかかる作業のひとつである。ベンダーがレポーティング作業の費用を請求することは珍しくなく、プロジェクト・コストを増加させます。ほとんどの成果物レポートは、標準的なビジネステンプレートから作成されるため、同様のプロジェクトで繰り返し費用が発生します。IQGeoWorkflow Manager ソフトウェアは、PDF 形式でカスタマイズされたレポートを作成するためのレポートフレームワークを提供します。お客様はレポートのテンプレートを提供し、IQGeo レポートフレームワークはリッチ PDF を印刷するようにカスタマイズすることができます。
図6.1 検査報告書
IQGeo のレポーティング・フレームワークを活用し、点検やメンテナンス活動のような広範なレ ポートを作成している顧客を見てきた（図 6.1）。以前は、ベンダーはこのようなレポートを作成するために時間を請求していましたが、現在では、数秒で自動的に作成することができます。コストと時間の節約に加え、標準化が進み、プロジェクト全体の管理とコンプライアンスが改善され、成功の秘訣がもたらされました！私たちの顧客の 多くは、これまで同じレポートをさまざまな形で受け取っていました。標準的なテンプレート」はあっても、会社のフォーマットに従うかどうかはベンダーに委ねられていることが多かったのです。ベンダーは、現場からデータを収集するだけでなく、レポートの作成にも時間を費やしていた。複数のサイトを担当しなければならない場合、これは不必要な繰り返しだった。現在では、ベンダーが貴重な時間を費やすのは、IQGeo Platform で質の高いデータを報告することだけである。また、ボタンをクリックするだけで、いつでもレポートが作成できるので安心である！
デジタル効率化の推進
電気通信業界は、各企業の将来を形作る進行中のプロジェクトによって常に流動的である。通常、エンジニアリング、建設、検査、保守など、さまざまなプロジェクトが計画され、あるいは随時進行しています。常に生産性を向上させ、オーバーヘッドを最小限に抑えるためには、オペレーターがプロジェクトを効率的に管理、記録、分析することが不可欠である。これは、各社がネットワーク全体で5Gの近代化計画を実施しているため、さらに重要になっている。このプロセスを管理するために、事業者は、プロジェクトの開始から終了までを合理化し、継続的な改善のための貴重なプロセスインサイトを把握できる統合システムを必要としています。
これらの要件や課題は、Workflow Manager ソフトウェアを導入したお客様で私が発見したものとまったく同じでした。これらの顧客にとっては、まさに変革のストーリーでした。あるサイトでは、最初の1年半で6,000件以上のプロジェクトが作成され、22,000件以上の承認、8,000件以上のPOが処理されました。ソフトウェアのスケーラビリティ、パフォーマンス、堅牢性は十分にテストされ、証明されています。IQGeoWorkflow Manager ソフトウェアが、これらすべての顧客関係者にとっての「ワンストップ・ショップ」となったのも不思議ではありません。
未来に向けたデジタル基盤の構築
企業にとって、使いやすく将来性のあるモバイル・テクノロジーに投資し、広く受け入れられるようにすることは非常に重要である。いつでも、どこでも、どんなデバイスでも仕事ができることが、新しいマントラになっています。IQGeo は、10 年以上にわたって、実証済みの堅牢なモバイル地理空間ソリューションを公益事業者や通信ネットワーク事業者に提供してきた先見の明のある企業です。お客様がシームレスなオンライン・オフラインの移行を実現するにつれ、生産性、コラボレーション、応答時間、および採用の障害となっている古い紙の地図、手書きのメモ、およびレガシー技術を捨てています。
IQGeoソフトウェアは、シンプルでスマート、そして高速でモバイルな真のデジタル・ツインの構築を可能にします！IQGeo ソフトウェアは、シンプル、スマート、高速、モバイルの真のデジタルツインを作成するためのビジネスを支援しています。IQGeoWorkflow Manager ソフトウェアのおかげで、オペレーターは次世代ネットワークの近代化と保守に必要なデジタル基盤を手に入れることができます。
IQGeoWorkflow Manager を実際にご覧いただくには、当社の通信業界の専門家による無料デモをご請求ください。
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